Zagotavljanje skladnosti poslovanja (Barbra Rudmann)

Objavljeno v kategoriji: Kadrovsko delo

USTVARJANJE KULTURE INTEGRITETE V PODJETJU Skladnost in etika igrata danes strateško vlogo in morata postati DNK vsakega podjetja. Ljudje želijo poslovati s podjetji, za katera verjamejo, da so etična in transparenta. In ne samo to. Podjetja, ki delujejo etično in transparentno, so na dolgi rok uspešnejša in ustvarjajo večjo donosnost.  Odgovornost vodstva je zagotoviti, da skladnost ni v nasprotju s poslovnimi cilji, ampak sta to dopolnjujoča se elementa poslovne strategije. Oblikovanje notranjega programa skladnosti in etičnega poslovanja je zgolj osnovni, nikakor pa zadostni pogoj. Zavedati se moramo, da ljudje sledimo ljudem in ne pravilom.
Zato sta graditev notranje kulture integritete in močan ton z vrha ključni sestavini, ki ustvarjata vrednost podjetja. Posamezniki, ki na trgu delujejo neetično ali kršijo pravila skladnosti, imajo za podjetje lahko resne posledice. Veliko bolj kot morebitne kazni lahko podjetje prizadene izguba ugleda. Odgovornost vodstva je, da v podjetju spodbuja kulturo etike in integritete in da so vsi zaposleni del te kulture. Graditev kulture je začetek, njeno vzdrževanje pa je ključno za uspeh na dolgi rok. Podjetja za to običajno določijo ali zaposlijo strokovnjake za skladnost. Vendar pa to ne pomeni, da je skladnost naloga oddelka za skladnost. Skladnost poslovanja je dolžnost vseh zaposlenih, uprave in menedžmenta, ki pa mora z dejanji jasno izražati podporo tem vrednotam. Kako zgraditi kulturo integritete v podjetju? Najpomembnejše pravilo je, da morate voditi z zgledom. Stalno morate izražati svojo zavezo integriteti in to pričakovati tudi od zaposlenih. Zaposleni potrebujejo zgled in resnične primere izvajanja, da bi etiko in skladnost vzeli resno. Zato je v podjetjih potrebna stalna komunikacija, s katero se razvijata in dvigujeta etika in transparentnost na delovnem mestu. Kot menedžerji se morate zavedati, da zaposleni zrcalijo obnašanje nadrejenih, zato bodite pozorni tudi na svojo govorico telesa, ton, izraz na obrazu, kretnje. Obračanje oči in negativen izraz na obrazu ali kretnje sporočajo zaposlenim, da sta skladnost in etika poslovanja za vodstvo samo črka na papirju, nikakor pa ne del prakse. Vzemite si čas in se z zaposlenimi odprto pogovorite o dilemah v zvezi z etiko ali skladnostjo. S tem jim boste dali vedeti, da to področje jemljete resno. Zaposlenim povejte, kako ste se odzvali na etično dilemo na trgu in kako ste v takih primerih ravnali.

Bodite previdni pri nagrajevanju prodajnikov. Nagrade jih namreč lahko spodbujajo k neetičnim dejanjem. Bodite pozorni na neformalne sisteme, kot npr. izvajanje različnih pritiskov na zaposlene, saj jim to jasno govori, kaj se od njih zares pričakuje. Sistem nagrajevanja prodajnikov, načrti prodaje in poslovna strategija nosijo izredno močno sporočilo o vrednotah in etiki podjetja. Ko podjetje govori, da morajo zaposleni »zmagati za vsako ceno«, vključno z donosnim sistemom nagrajevanja, agresivnimi napovedmi prodaje na visoko tveganih področjih, ljudje na terenu razumejo, da je skladnost zgolj na načelni ravni, nikakor pa ne resnična vrednota in zaveza vodstva in podjetja.

Teme v zvezi s skladnim in etičnim poslovanjem naj bodo del vsakega sestanka uprave. Pooblaščenec za skladnost, če ga imate, naj vsakič predstavi napredek v programu, identificirana tveganja in aktivnosti v zvezi z njimi ter tudi nove aktivnosti in projekte s tega področja, v to pa vključi tudi člane uprave.

Vključite zaposlene  v procese – z večjo verjetnostjo bodo delovali etično, če bodo vključeni v graditev kulture.

Negujte ton sredine. Ton z vrha je izredno pomemben, a če v podjetju hkrati ne spodbujate in gradite tona srednjega menedžmenta, bo ta ton zagotovo postavil nekdo drug.

Zastavite ustrezen izobraževalni program, ki bo zasnovan okoli vrednosti skladnosti in etičnega poslovanja za podjetje in posameznika. Vsi treningi za menedžerje naj vsebujejo tudi vsebine z etičnimi dilemami in vprašanji skladnosti poslovanja. Prednost naj imajo treningi v živo, saj imajo bistveno večji učinek kot on-line izobraževanja. Delujte kot promotorji treninga, v njih sodelujte in predstavljajte lastne izkušnje. Zaposlenim predstavite statistike in študije, ki jim bodo pokazale, kako obnašanje enega človeka vpliva na obnašanje celotnega tima. Ko delimo te informacije, tudi sporočamo, da močna etična kultura vpliva na graditev učinkovitega upravljanja tveganj.

Izvedba ankete z nekaj vprašanji zaposlenim o etiki in njihovi vrednosti je lahko dober začetek. Še bolje pa je samostojna anketa, namenjena samo etiki in skladnosti, ki vam bo postavila osnove za nadaljnje meritve temperature. Te vam bodo omogočile boljše razumevanje, kje na lestvici vrednot je integriteta in kaj zaposleni potrebujejo, da bi se počutili kot del procesa. Tako boste lahko spremljali rezultate skozi čas. Razvijte podporne materiale, brošure in programe za zaposlene. Materiali naj principe etičnega in skladnega poslovanja predstavljajo enostavno in zanimivo. Organizirajte »help desk« za vprašanja zaposlenih. Komunikacijska kampanja naj obsega:

  1. zanimiva, morda celo humorna sporočila o etiki in skladnosti;
  2. vsak dan pošljite »vprašanje dneva«, ki se nanaša na skladnost poslovanja. Zmagovalec s petimi pravilnimi odgovori v enem tednu dobi nagrado;
  3. pripravite tekmovanje za najboljši esej, npr.: »Katera vrednota podjetja je zame najpomembnejša?«

Enostavnost je ključ. Sporočila naj bodo jasna in razumljiva. Bolj ko bodo enostavna, hitreje jih bodo zaposleni sprejeli.

Skladnost je delati pravilno, ko te nihče ne gleda.

Močna kultura skladnosti in ton vodstva, ki tudi v najtežjih situacijah jasno kaže, kaj je prav in kaj ni prav, sta najmočnejše orožje podjetja za uspešno upravljanje tveganja skladnosti.

Več o skladnosti poslovanja in etičnemu ravnanju si lahko preberete v priročniku Sodobna orodja vodenja ali naIntenzivnem izobraževalnem programu Strokovnjak za skladnost poslovanja.