Vrste in način vodenja evidenc, ki so po zakonu obvezne

Objavljeno v kategoriji: Kadrovsko delo

Evidence, ki jih morajo voditi delodajalci na področju dela in socialne varnosti, predpisuje več zakonov in predpisov ter kolektivne pogodbe. Že dne 29. 4. 2006 je začel veljati ZAKON O EVIDENCAH NA PODROČJU DELA IN SOCIALNE VARNOSTI (v nadaljevanju ZEPDSV), ki med drugim določa vrste in način vodenja evidenc, ki so jih dolžni voditi delodajalci.

Poleg tega zakona je za vodenje evidence o izrabi delovnega časa pri delodajalcih, ki opravljajo komercialne prevoze ali prevoze za lastne potrebe potnikov ali blaga v cestnem prometu ter zaposlujejo voznike in druge »mobilne delavce«, pomemben tudi Zakon o delovnem času in obveznih počitkih mobilnih delavcev ter o zapisovalni opremi v cestnih prevozih (Ur. list RS, št. 14/14 – UPB3, 23/15, v nadaljevanju ZDCOPMD), ki je bil nazadnje dopolnjen aprila 2015.

Na področju delovnih razmerij so delodajalci dolžni voditi štiri vrste evidenc, in sicer:

  • evidenco o zaposlenih delavcih,
  • evidenco o stroških dela,
  • evidenco o izrabi delovnega časa in
  • evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.

Delodajalci, ki opravljajo komercialne prevoze ali prevoze za lastne potrebe potnikov ali blaga v cestnem prometu in zaposlujejo voznike in druge »mobilne delavce«, morajo v skladu z ZDCOPMD ter na podlagi Pravilnika o prepisovanju podatkov o delovnem času iz zapisovalnih naprav in vodenju evidenc voditi tudi evidenco delovnega časa osebe, ki opravlja mobilno dejavnost. V skladu z drugim odstavkom 8. člena ZDCOPMD morajo delodajalci, ki opravljajo mobilne dejavnosti v cestnem prometu, voditi še naslednje podatke o osebah:

  • osebno ime, EMŠO,
  • delovni čas, v katerem so zajeta časovna obdobja iz 1. točke prvega odstavka 3. člena ZDCOPMD,
  • nočno delo,
  • tedenski delovni čas iz 4. člena ZDCOPMD, iz katerega mora biti razvidno, ali je bilo preseženo tedensko povprečje.

Delodajalci te podatke vodijo v okviru evidence o izrabi delovnega časa po zakonu, ki ureja evidence na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV). To pomeni, da delodajalci, ki opravljajo mobilne dejavnosti v cestnem prometu, za namen evidentiranja delovnega časa delavcev niso dolžni voditi dveh ločenih evidenc, ampak le eno, skupno evidenco, iz katere morajo biti razvidni podatki, ki jih določata tako ZEPDSV kot ZDCOPMD.****

Delodajalci morajo podatke za posamezno osebo, ki opravlja mobilno dejavnost, v evidenco vpisati čim prej, vendar ne po 28 dneh po prejšnjem vpisu podatkov za isto osebo.  Delodajalci so dolžni mobilnim delavcem zagotoviti kopije evidenc opravljenih delovnih ur, če to zahtevajo.

Evidenca o izrabi delovnega časa se, vključno s podatki iz drugega odstavka 8. člena ZDCOPMD, hrani v skladu z zakonom, ki ureja evidence s področja dela in socialne varnosti. To pomeni, da se evidenca začne voditi z dnem, ko se s posameznim delavcem sklene pogodba o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu ta pogodba preneha veljati. Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot listina trajne vrednosti.