Priprava oz. spremembe akta o sistemizaciji

Objavljeno v kategoriji: Kadrovsko delo

Priprava oz. spremembe akta o sistemizaciji (Alenka Erker Lozinšek)   Akt o sistemizaciji na novo pripravljamo praviloma takrat, ko podjetje preraste velikost desetih zaposlenih, vendar ga lahko pogosto spreminjamo, bodisi deloma bodisi v celoti. Zaradi vseh posledic, ki jih ima spreminjanje akta o sistemizaciji, je to nekaj, česar ne moremo izvesti čez noč in enostransko, ampak zahteva temeljito načrtovanje in predvidevanje. Kompleksnost je seveda odvisna od velikosti podjetja, kulture in klime v podjetju, strukture zaposlenih, ključno pa je, da je postopek transparenten in se o njem ustrezno dogovarja s ključnimi udeleženci (vodstvo – tudi širše, sindikat, zaposleni).

V osnovi lahko posamezne aktivnosti združimo v pet faz:

  • Načrtovanje potrebnih sprememb
  • Priprava in usklajevanje vsebinskih sprememb
  • Izvedba formalnega postopka sprememb
  • Izvedba kadrovskih postopkov
  • Komuniciranje (faza, ki poteka hkrati z vsemi drugimi fazami)

Kakor hitro se v podjetju začne govoriti o spremembah internih aktov, ki urejajo delovnopravna razmerja, večina zaposlenih pomisli na rezanje pridobljenih pravic (znižanje plač, odpuščanje ipd.).

V podjetju se ustvarita negativno ozračje in strah, zmanjša se zavzetost zaposlenih. Temu lahko sledijo zmanjšanje učinkovitosti, neželena fluktuacija in ne nazadnje padec ugleda podjetja.

Da bi ta tveganja ustrezno obvladovali, je treba že med pripravo na spremembe pripraviti ustrezen komunikacijski načrt.

Spremembe je treba napovedati. Predstaviti je treba namen sprememb. Tudi če so spremembe negativne, jih bodo zaposleni mnogo lažje sprejeli, če bomo ravnali transparentno in jih vključevali v proces.

Pri komuniciranju v zvezi s tovrstnimi spremembami lahko uporabimo več pristopov, pač glede na dosedanjo prakso v podjetju, kulturo in klimo podjetja, velikost podjetja oz. število in skupine zaposlenih, ki jih bodo spremembe zadevale.

Smiselno je pripraviti informacijo za vse zaposlene (npr. okrožnica, članek v internem glasilu, elektronsko sporočilo vodstva podjetja) ter posebej informacijo oz. komunikacijski načrt za vodilne zaposlene – s poudarkom na kaskadnem obveščanju, odgovarjanju na vprašanja, usmerjanju vprašanj na kadrovsko službo, zaznavanju negativnih odzivov in ustreznem odzivanju.

Najslabše, kar lahko vodja naredi, je, da na vprašanja odgovarja z »ne vem, nisem seznanjen, to si je spet direktor nekaj izmislil …«. Vodje moramo zato ustrezno opremiti z informacijami oz. te informacije posredovati zaposlenim neposredno in jim hkrati dati možnost povratne zanke (postavljanje vprašanj in podaja komentarjev).

Zavedati se moramo, da izdelava akta o sistemizaciji ni enkratno dejanje. Vsebina se spreminja, dograjuje, razvija, tako kot se spreminja poslovanje podjetja in razvija stroka na tem področju.

Zato sistemizacije ne smemo obravnavati kot zavezujoč akt in ji podrejati načina dela, ampak jo jemljimo kot pripomoček, ki naj nam olajša delo, in ga kot takega stalno prilagajamo potrebam podjetja.

Več o tej vsebini lahko preberete v priročniku Opisi delovnih mest in akt o sistemizaciji po novem.