Arhiviranje in hramba kadrovske dokumentacije

Objavljeno v kategoriji: Kadrovsko delo

Pri sklepanju in med trajanjem delovnega razmerja nastane veliko dokumentacije, ki je povezana z delovnim razmerjem in kandidatom oz. delavcem. Podatki se hranijo večinoma v elektronski obliki – bodisi v bazah kadrovskega informacijskega sistema ali v sistemu elektronskega arhiva, še vedno pa je velika večina dokumentacije v listinski obliki, ki se hrani v osebni (tudi personalni, kadrovski) mapi delavca.
Delodajalec mora za posameznega delavca razpolagati z določenimi dokazili, ki so v neposredni zvezi z delovnim razmerjem, ne sme pa jih voditi v nasprotju z zakonom in dlje časa, kot je to potrebno.

Nekateri deli omenjene dokumentacije se hranijo relativno kratko obdobje (npr. prijave neizbranih kandidatov na razpisano delovno mesto), drugi nekoliko dlje (npr. različna korespondenca, podatki o odmeri letnega dopusta), tretji za čas trajanja delovnega razmerja (npr. potrdila o izobraževanjih …), nekateri pa se hranijo trajno (tudi po izteku delovnega razmerja, npr. pogodbe o zaposlitvi).

Pravne osnove za zbiranje osebnih podatkov

Osnove za zbiranje, obdelovanje in posledično tudi hrambo podatkov so:

-       Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, 21/2013, 78/2013 – popr.; ZDR-1),

-       Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, 40/2006),

-       Zakon o varstvu in zdravju pri delu (Uradni list RS, 43/2011; ZVZD-1),

-       Zakon o varstvu osebnih podatkov (uradno prečiščeno besedilo; Uradni list RS 94/2007; ZVOP-1-UPB1).

Klasifikacija in hramba kadrovske dokumentacije

Kadrovska funkcija je ena izmed poslovnih funkcij, ki je organizacijsko po navadi centralizirana, njene naloge pa se izvajajo centralizirano (zaposlovanje, izobraževanje …) ali decentralizirano (npr. sama izvedba rednih letnih pogovorov, ocenjevanje individualne delovne uspešnosti …).

Tako dokumenti nastajajo bodisi v kadrovski službi (npr. pogodba o zaposlitvi, odločba o odmeri letnega dopusta, sporazum o prenehanju delovnega razmerja) in tudi v posameznih organizacijskih enotah, kjer potekajo kadrovski procesi (npr. predlog za napredovanje delavca, individualna ocena delovne uspešnosti, zapis kritičnega dogodka …).

Temu ustrezno se dokumenti lahko tudi hranijo centralizirano (npr. osebna mapa delavca) ali decentralizirano (npr. zapis letnega razgovora …) ali celo podvojeno (tako v kadrovski službi kot pri neposrednem vodji).

Prav zaradi navedenega mora biti dokumentacija urejena – le tako lahko v vsakem trenutku z gotovostjo vemo, kje je kaj, kdo s čim razpolaga in kdaj lahko kaj uničimo.

To je še posebej pomembno, ker kadrovski podatki vsebujejo osebne podatke oz. celo občutljive osebne podatke.

V zvezi s tem je zelo pomembno, da o ustreznem varovanju osebnih podatkov poučimo tudi vodje in druge zaposlene, ki z njimi prihajajo v stik.

\ Več o tem lahko preberete v priročniku Kadrovsko delo v praksi po novem, kjer najdete tudi tabelo Klasifikacijski načrt, z roki hrambe.